nl
Onderhavige algemene voorwaarden en de Opdrachtbrief waaraan deze algemene voorwaarden gehecht zijn (samen genoemd “de Overeenkomst” of “deze Overeenkomst”) vormen de overeenkomst tussen de klant aan wie deze opdrachtbrief is gericht (“Klant” of “u”) en KEY ADVICE BV (“KEY ADVICE” of “wij”), betreffende de diensten die in de opdrachtbrief werden beschreven. Er zijn geen andere algemene voorwaarden van toepassing, zelfs indien die andere algemene voorwaarden niet uitdrukkelijk door KEY ADVICE werden verworpen. In geval van tegenstrijdigheid tussen de inhoud van onderhavige algemene voorwaarden en de Opdrachtbrief, heeft de Opdrachtbrief voorrang. Indien KEY ADVICE de door de Klant ondertekende Opdrachtbrief nog niet heeft ontvangen, worden alle relaties tussen partijen in elk geval beheerst door onderhavige algemene voorwaarden en de Opdrachtbrief, vanaf het moment en voor zover deze contractuele documenten hetzij per brief, hetzij per e-mail, hetzij persoonlijk door overhandiging aan de Klant werden overgemaakt.
Wij zijn bij wet verplicht om onze klanten en potentiële klanten te identificeren. De klant zal ons in dit verband alle relevante, door ons opgevraagde, stukken bezorgen.
Beide partijen verbinden zich ertoe om in het kader van hun respectieve activiteiten ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens alle relevante wetgeving(en) na te leven en de nodige technische en organisatorische maatregelen te nemen met het oog op een afdoende bescherming van persoonsgegevens en ervoor te zorgen dat de rechten van de betrokkenen (data subjecten) correct worden nageleefd.
Wij verwijzen voor het overige naar ons beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens zoals weergegeven in ons privacy statement, raadpleegbaar via www.keyadvice.be.
De Klant verbindt er zich toe: (i) KEY ADVICE alle documenten, gegevens en informatie die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht tijdig ter beschikking te stellen en haar alle assistentie te verlenen die nodig zou zijn om de opdracht naar behoren uit te voeren; (ii) de werkzaamheden die hem desgevallend op basis van de opdrachtbrief toekomen, te verrichten; (iii) elk gegeven, elke gebeurtenis of ontwikkeling die enige invloed zou kunnen hebben op de uitvoering van de opdracht ter kennis te brengen van KEY ADVICE; (iv) indien KEY ADVICE hierom verzoekt, schriftelijk te bevestigen dat de verschafte documenten, inlichtingen en uitleg juist en volledig zijn; (v) na te gaan of de door KEY ADVICE geleverde documenten en staten overeenstemmen met zijn verwachtingen en met de door hem verschafte informatie, en indien dit niet het geval is, KEY ADVICE hiervan onverwijld op de hoogte te brengen en (vi) ervoor te zorgen dat (er voor) de persoonsgegevens die aan KEY ADVICE worden meegedeeld: (a) steeds een wettelijke basis beschikbaar is voor de verwerking van de persoonsgegevens; (b) deze op een rechtmatige en behoorlijke wijze worden verwerkt; (c) de betrokkene (data subject) op een beknopte, klare, transparante en duidelijke wijze geïnformeerd wordt over de verwerking en de uitwisseling van de persoonsgegevens met KEY ADVICE. In dit verband zal de Klant de betrokkene informeren over het feit dat hij de nodige informatie over de verwerking van zijn gegevens door KEY ADVICE kan terugvinden op onze website; (d) alle nodige maatregelen worden genomen teneinde de persoonsgegevens up-to-date te houden en KEY ADVICE zonder onredelijk uitstel te informeren over eventuele wijzigingen van de persoonsgegevens.
De Klant verbindt er zich uitdrukkelijk toe om, tijdens de hele duur van de overeenkomst en tijdens een periode van 12 maanden na de beëindiging ervan, ongeacht de reden van beëindiging, geen personeelslid of zelfstandige medewerker (contractor) van KEY ADVICE, rechtstreeks of onrechtstreeks in dienst te nemen of hem/haar rechtstreeks of onrechtstreeks (bijvoorbeeld via een rechtspersoon) werkzaamheden te laten uitvoeren buiten het kader van een overeenkomst tussen de Klant en KEY ADVICE, behoudens voorafgaandelijk schriftelijk akkoord van KEY ADVICE. Elke overtreding van dit verbod zal aanleiding geven tot een eenmalige forfaitaire schadevergoeding ten bedrage van 50.000 euro.
KEY ADVICE zal de overeengekomen diensten naar best vermogen uitvoeren in overeenstemming met de toepasselijke professionele normen, rekening houdend met de relevante wetgeving en regelgeving van kracht op het moment van de uitvoering van de overeenkomst. KEY ADVICE kan in geen geval aansprakelijk worden gehouden voor de gevolgen van mogelijke latere wijzigingen – desgevallend met terugwerkende kracht – aan deze wettelijke en reglementaire bepalingen. Evenmin is KEY ADVICE verantwoordelijk voor gevolgen van eventuele tekortkomingen, fouten of overtredingen die zouden zijn begaan vóór zijn tussenkomst. Behoudens andersluidend beding is KEY ADVICE niet verplicht de juistheid en volledigheid na te gaan van de informatie die de Klant of diens aangestelde(n) hem overmaken, noch de betrouwbaarheid op de juridische / fiscale regelmatigheid van de akten, contracten, inventarissen, facturen en bewijsstukken van alle aard, die hem door de Klant worden toevertrouwd of voorgelegd als zijnde bewijskrachtige stukken of als stukken die als dusdanig moeten dienen. KEY ADVICE mag zich laten bijstaan door medewerkers of deskundigen van zijn keuze en de uit de overeenkomst voortvloeiende opdrachten geheel of gedeeltelijk laten uitvoeren door (een) aangestelde(n) of deskundige(n).
Hoewel wij op uw verzoek akkoord kunnen gaan om al vóór de afwerking van de in de opdrachtbrief vermelde diensten, ontwerpen van onze rapporten en brieven vrij te geven, zullen wij steeds zelf oordelen of het gepast is om een ontwerp vrij te geven en behouden wij ons het recht voor om een ontwerp niet vrij te geven indien wij menen dat het niet geschikt is voor vrijgave.
Tenzij anders en uitdrukkelijk overeengekomen, zijn wij niet wettelijk of contractueel verplicht om frauduleuze handelingen, weglatingen of voorstellingen te identificeren of te onderzoeken.
Naarmate de opdracht vordert, kan het nodig zijn om het voorwerp van onze werkzaamheden te wijzigen en met diensten uit te breiden die de Klant of wij gepast achten en/of om bepaalde zaken uit te sluiten die onuitvoerbaar worden of die zoveel tijd en geld zullen vereisen dat dit niet meer in verhouding staat tot de waarde ervan voor de Klant. Wij zullen de Klant van deze wijzigingen op de hoogte brengen. Wanneer er belangrijke wijzigingen aan de omvang van ons werk worden aangebracht, zal dit het voorwerp uitmaken van een bijkomende opdrachtbrief. Onderhavige algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle verdere werkzaamheden die ons worden gevraagd in verband met een lopende opdracht, ongeacht of deze het voorwerp uitmaken van een bijkomende opdrachtbrief.
De verwachte afwerkingsdatum van elke onder deze Overeenkomst geleverde dienst zal in voorkomend geval onderling worden overeengekomen. Indien de overeengekomen tijdsplanning vereist dat de Klant ons binnen een specifieke termijn bepaalde informatie verstrekt, en de Klant levert deze informatie niet tijdig, dan is het mogelijk dat de verwachte afwerkingsdatum moet worden aangepast. Wanneer er zich onvoorziene omstandigheden voordoen die een invloed hebben op onze mogelijkheid om de uiteindelijke afwerkingsdatum voor een bepaalde dienst na te komen, zullen wij onmiddellijk contact met u opnemen om een aanvaardbare nieuwe afwerkingsdatum te bespreken.
Behoudens andersluidend beding, heeft elke partij in deze overeenkomst het recht om haar respectieve verplichtingen bij de opdracht te beëindigen door middel van een schriftelijke opzegging, waarbij 3 maanden vooropzeg worden gerespecteerd. In geval van een dergelijke opzegging, blijft de Klant verplicht tot betaling van al onze erelonen zoals beschreven in de opdrachtbrief welke verschuldigd zijn tot de datum van beëindiging. Wanneer wij activiteiten of praktijken van de Klant ontdekken, die wij ongepast vinden of die ons zouden beletten om de opdracht af te werken, of indien de Klant er niet in slaagt om ons de juiste en precieze informatie te leveren of de vereiste hulp te verlenen om de opdracht op gepaste wijze af te werken, behoudt KEY ADVICE zich het recht voor om de opdracht te beëindigen alvorens deze is voltooid. In dat geval gaat de Klant akkoord om in te staan voor de betaling van al onze erelonen en kosten tot aan de beëindiging van de opdracht. Uiteraard zullen wij alle betalingen aan erelonen en kosten die wij vóór de datum van neerlegging teveel ontvingen, aan de Klant terugbetalen. In geval van niet-nakoming, van niet-correcte of niet-tijdige uitvoering door de Klant van zijn verbintenis(sen), bijvoorbeeld in geval van niet-betaling van facturen op de vervaldag, is KEY ADVICE gerechtigd de uitvoering van zijn verplichtingen op te schorten of uit te stellen totdat de Klant aan zijn verplichtingen heeft voldaan.
KEY ADVICE brengt de Klant hiervan op de hoogte. Alle kosten en lasten voortvloeiend uit de opschorting of het uitstel zijn ten laste van de Klant. KEY ADVICE is in alle omstandigheden gerechtigd op betaling van de erelonen en kosten m.b.t. de reeds verrichte werkzaamheden.
In ieder geval kan KEY ADVICE de overeenkomst op elk ogenblik, zonder opzeggingstermijn en zonder vergoeding beëindigen, indien er redenen zijn die de voortzetting van de professionele samenwerking onmogelijk maken, zoals: (i) omstandigheden die de onafhankelijkheid van KEY ADVICE in het gedrang brengen, (ii) omstandigheden die de uitvoering van de opdracht conform de professionele en deontologische normen onmogelijk maken, (iii) de kennelijke tekortkoming(en) van de Klant ten aanzien van zijn eigen verbintenissen zoals omschreven in de onderhavige algemene voorwaarden en in de opdrachtbrief, (iv) in geval van gerechtelijke reorganisatie, ontbinding of kennelijk onvermogen van de Klant.
De redenen die de onmiddellijke stopzetting van de overeenkomst verantwoorden, dienen aan de Klant te worden medegedeeld. Naargelang de omstandigheden kan KEY ADVICE zijn beslissing laten voorafgaan door een waarschuwing of een aanmaning aan de Klant.
De Klant aanvaardt dat hij noch enige partij in de contractuele keten boven hem (zoals een opdrachtgever of een andere partij in deze keten) geen rechtstreekse (buitencontractuele) vorderingen in schadeloosstelling zal mogen instellen veroorzaakt door een fout in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst tegen enige hulppersoon (bv. bestuurders, onderaannemers, werknemers) van KEY ADVICE, dan wel hulppersonen van deze hulppersonen, et cetera. Uitsluitend een contractuele vordering van de Klant tegenover KEY ADVICE is mogelijk voor dergelijke schade.
De totale gezamenlijke aansprakelijkheid (met inbegrip van de aansprakelijkheid voor interesten) van KEY ADVICE ten aanzien van de Klant, als gevolg van of in verband met de opdracht is beperkt tot driemaal het bedrag van onze erelonen. Deze limiet geldt evenwel nooit voor handelingen, nalatigheden of verklaringen vanwege KEY ADVICE die strafbaar, bedrieglijk of frauduleus zijn.
Niettegenstaande enige andere bepaling zal de aansprakelijkheid van KEY ADVICE in het kader van de wetgeving inzake bescherming van persoonsgegevens in alle omstandigheden beperkt zijn tot de aansprakelijkheid waartoe zij op basis van de wetgeving gehouden zou zijn bij afwezigheid van enige specifieke overeenkomst (dit is een absolute voorwaarde om onze verzekeringsdekking te behouden).
De Klant gaat akkoord om KEY ADVICE en haar hulppersonen te vrijwaren en te vergoeden (waarbij KEY ADVICE en elk van deze personen een “schadeloosgestelde partij” is) voor en tegen alle mogelijke aanspraken, verliezen, eisen, kosten en uitgaven, waaraan deze schadeloosgestelde partijen kunnen zijn onderworpen uitsluitend als gevolg van de uitvoering van de in deze overeenkomst beoogde diensten, met inbegrip van claims van derden. De Klant gaat akkoord om een schadeloosgestelde partij terug te betalen voor alle redelijke uitgaven (met inbegrip van de redelijke erelonen en uitgaven voor deskundig advies) wanneer deze werden opgelopen in verband met het onderzoek van, de voorbereiding voor, of het verweer tegen elke hangende of dreigende claim of vordering of procedure die hieruit voortvloeit. De bepalingen van deze vrijwaringsclausule zijn niet van toepassing wanneer uiteindelijk is vastgesteld dat KEY ADVICE kennelijk nalatig is geweest of frauduleus of opzettelijk foutief heeft gehandeld.
De door ons opgelopen onkosten en de btw (indien verschuldigd) zullen aan het bedrag van onze erelonen worden toegevoegd. De facturen zijn betaalbaar op hun vervaldatum. Vragen, opmerkingen en protesten in verband met een factuur dienen te worden gesteld binnen de 8 dagen na de factuurdatum. Indien geen (tijdig) protest KEY ADVICE bereikt, wordt verondersteld dat de Klant akkoord gaat met de gefactureerde diensten. Wanneer een bedrag op de vervaldatum niet is betaald, wordt dit van rechtswege en zonder enige kennisgeving verhoogd met interesten en een vaste schadevergoeding van 8% (met een minimum van EUR 75,00).
KEY ADVICE erkent dat zij van de Klant vertrouwelijke informatie zal krijgen. Onder “vertrouwelijke informatie” wordt verstaan alle commerciële, technische, financiële en zakelijke informatie met betrekking tot de werking van de Klant. Onder vertrouwelijke informatie valt niet de informatie die: (i) al op regelmatige wijze aan KEY ADVICE bekend is of die al algemeen bekend is; (ii) krachtens een wettelijke verplichting, of ten gevolge van een gerechtelijke procedure moet worden bekend gemaakt.
KEY ADVICE verbindt zich hierbij om de vertrouwelijke informatie niet zonder de toestemming van de Klant aan een derde bekend te maken.
KEY ADVICE is net zoals andere accountantskantoren onderworpen aan zogenaamde ‘peer reviews’ met betrekking tot onze accountantswerkzaamheden. Deze reviews vereisen dat wij ons kwaliteitscontrolesysteem onderwerpen aan een onderzoek uitgevoerd door een ander accountantskantoor. Tijdens deze procedure onderzoekt het andere kantoor een deel van ons werk. Het is mogelijk dat het werk dat wij voor u uitvoeren, voor het onderzoek geselecteerd wordt. In dat geval is het andere kantoor ingevolge professionele normen verplicht om alle informatie vertrouwelijk te houden.
KEY ADVICE, evenals zijn gevolmachtigde(n) of aangestelde(n), zijn tot het wettelijk beroepsgeheim gehouden, onder voorbehoud evenwel van toepassing van de bepalingen van de wetgeving en reglementering tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
Tenzij anders vermeld, zijn alle rapporten, brieven, schriftelijke meningen, memoranda, enz., die aan de Klant worden afgegeven als onderdeel van de diensten, uitsluitend bedoeld voor de Klant en mogen deze niet voor andere doeleinden worden aangewend of door derden als basis worden gebruikt, zonder het schriftelijk akkoord van KEY ADVICE. Bovendien mogen de rapporten en brieven door de Klant uitsluitend voor de vermelde doeleinden worden gebruikt. Behalve indien specifiek iets anders werd overeengekomen, dienen onze rapporten en brieven naar dezelfde adressen te worden verstuurd als de Opdrachtbrief.
Wij leveren een brede waaier aan diensten aan een groot aantal klanten en zouden zo in een positie kunnen komen, waarbij we diensten leveren aan ondernemingen en organisaties, waarvan u vindt dat deze aanleiding zou kunnen geven tot een belangenconflict. Hoewel wij procedures hebben ingevoerd om dergelijke situaties te identificeren, kunnen wij niet zeker zijn dat wij alle bestaande of toekomstige situaties zullen identificeren, omdat het voor ons moeilijk is om vooraf te bepalen wat de Klant als een conflict zou kunnen beschouwen. Wij verzoeken de Klant om ons op de hoogte te brengen van mogelijke conflicten waarvan de Klant zelf weet heeft of krijgt en die een invloed zouden kunnen hebben op deze opdracht. Wanneer bovenvermelde omstandigheden geïdentificeerd zijn en wij menen dat de belangen van de Klant op de juiste manier gevrijwaard zijn door toepassing van de geschikte procedures, zullen wij met u bespreken en overeenkomen welke maatregelen nodig zijn om de vertrouwelijkheid te handhaven en om ervoor te zorgen dat het advies en de opinies die de Klant van ons krijgt, volledig onafhankelijk zijn. Net zoals wij de vertrouwelijke informatie van de Klant niet zullen gebruiken in het voordeel van een derde partij, zullen wij ook geen vertrouwelijke informatie die we van een andere partij verkregen, in het voordeel van de Klant gebruiken.
Elk geval van overmacht of toeval bevrijdt KEY ADVICE van rechtswege van om het even welke verbintenis, zonder dat de Klant aanspraak zal kunnen maken op schadevergoeding.
Ingeval KEY ADVICE afhankelijk is van derden, voor het nakomen van haar verplichtingen, dan zijn deze bepalingen eveneens toepasselijk ingeval van overmacht of toeval bij deze derde, wanneer de nakoming van onze verplichtingen hierdoor vertraging zou oplopen of verhinderd zou worden.
Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de door KEY ADVICE geleverde diensten, waaronder maar niet beperkt tot rapporten, adviezen, ontwerpen, werkwijzen, software en andere materialen, blijven eigendom KEY ADVICE en haar derde-licentiehouders, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Het is de Klant niet toegestaan om zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van KEY ADVICE de genoemde materialen te verveelvoudigen, openbaar te maken of aan derden beschikbaar te stellen.
KEY ADVICE behoudt zich het recht voor om de in het kader van de dienstverlening verworven kennis voor andere doeleinden te gebruiken, voor zover hierbij geen vertrouwelijke informatie van de Klant ter kennis van derden wordt gebracht.
Ingeval en voor zover een bepaling van de Overeenkomst ongeldig is of nietig wordt, heeft dit geen invloed op de geldigheid van de andere bepalingen.
De Overeenkomst wordt beheerst door de Belgische wetgeving, met uitzondering van de verwijzingsregels van het internationaal privaat recht.
Geschillen in verband met deze overeenkomst worden in de eerste plaats door de betrokken partijen in der minne geregeld. Ingeval er geen minnelijke regeling kan worden getroffen, is alleen de Ondernemingsrechtbank van Brussel, Nederlandstalige afdeling bevoegd.
