fr
Les présentes conditions générales et la Lettre de Mission à laquelle les présentes conditions générales sont annexées (dénommés ensemble « le Contrat » ou « le présent Contrat ») constituent l'accord entre le client à qui est adressé la présente lettre de mission (« Client » ou « vous ») et KEY ADVICE BV (« KEY ADVICE » ou « nous »), concernant les services décrits dans la lettre de mission. Aucune autre condition générale ne s'applique, même si ces autres conditions générales n'ont pas été expressément rejetées par KEY ADVICE. En cas de conflit entre le contenu des présentes conditions générales et la lettre de mission, la lettre de mission prévaudra. Si KEY ADVICE n'a pas encore reçu la lettre de mission signée par le Client, toutes les relations entre les parties seront en tout état de cause régies par les présentes conditions générales et la lettre de mission, à compter du moment et dans la mesure où ces documents contractuels sont envoyés soit par courrier, soit par e-mail soit sont transmis personnellement au Client.
Nous sommes tenus par la loi d'identifier nos clients et clients potentiels. Dans ce cadre, le client devra nous fournir tous les documents utiles que nous demanderons.
Les deux parties s'engagent, dans le cadre de leurs activités respectives en matière de traitement des données personnelles, à se conformer à toute(s) législation(s) pertinente(s) et à prendre les mesures techniques et organisationnelles nécessaires en vue d'une protection adéquate des données personnelles et à s’assurer que les droits des personnes concernées sont correctement respectés.
Pour le reste, nous nous référons à notre politique de protection des données personnelles telle que présentée dans notre déclaration de confidentialité, consultable via www.keyadvice.be.
Le Client s'engage : (i) à mettre à disposition de KEY ADVICE dans les meilleurs délais tous les documents, données et informations nécessaires à l'exécution de la mission et à lui fournir toute l'assistance qui serait nécessaire à la bonne exécution de la mission ; (ii) exécuter les travaux qui lui sont confiés sur la base de la lettre de mission ; (iii) informer KEY ADVICE de toute information, événement ou développement susceptible d'avoir une influence sur l'exécution de la mission ; (iv) si KEY ADVICE le demande, confirmer par écrit que les documents, informations et explications fournis sont corrects et complets ; (v) vérifier si les documents et déclarations fournis par KEY ADVICE correspondent à ses attentes et aux informations fournies par lui-même, et si tel n'est pas le cas, en informer sans délai KEY ADVICE et (vi) s'assurer que les données personnelles communiquées à KEY ADVICE : (a) sont toujours disponibles sur une base légale pour le traitement des données personnelles ; (b) sont traitées de manière licite et équitable ; (c) la personne concernée (personne concernée) est informée de manière concise, claire et transparente sur le traitement et l'échange de données personnelles avec KEY ADVICE. Dans ce cadre, le client informera la personne concernée qu'il peut trouver les informations nécessaires sur le traitement de ses données par KEY ADVICE sur notre site Internet ; (d) toutes les mesures nécessaires sont prises pour maintenir les données personnelles à jour et pour informer KEY ADVICE dans un délai raisonnable de toute modification apportée aux données personnelles.
Le client s'engage expressément à ne pas embaucher, directement ou indirectement, un membre du personnel ou un collaborateur indépendant (sous-traitant) de KEY ADVICE, pendant toute la durée du contrat et pendant une période de 12 mois après sa résiliation, quel que soit le motif de la résiliation du contrat, pour lui faire effectuer des travaux directement ou indirectement (par exemple par l'intermédiaire d'une personne morale) en dehors du cadre d'un accord entre le client et KEY ADVICE, sous réserve de l'accord écrit préalable de KEY ADVICE. Toute violation de cette interdiction donnera lieu à une indemnité forfaitaire unique de 50 000 euros.
KEY ADVICE exécutera les prestations convenues au mieux de ses capacités conformément aux normes professionnelles applicables, en tenant compte de la législation et de la réglementation en vigueur au moment de l’exécution du contrat. KEY ADVICE ne peut en aucun cas être tenue responsable des conséquences d'éventuelles modifications ultérieures - éventuellement avec effet rétroactif - de ces dispositions légales et réglementaires. KEY ADVICE n’est pas non plus responsable des conséquences des éventuels manquements, erreurs ou violations qui auraient pu être commises avant son intervention. Sauf stipulation contraire, KEY ADVICE n'est pas tenu de vérifier l'exactitude et l'exhaustivité des informations que le Client ou son(ses) préposé(s) lui fournissent, ni la fiabilité de la régularité juridique/fiscale des actes, contrats, inventaires, factures et pièces justificatives de toute nature, qui lui sont confiées ou présentées par le Client à titre de preuve ou de pièces devant servir à une telle fin. KEY ADVICE pourra se faire assister par des collaborateurs ou experts de son choix et faire réaliser en tout ou partie les missions résultant de la convention par un (des) mandataire(s) ou expert(s).
Bien que nous puissions accepter, à votre demande, de publier des ébauches de nos rapports et lettres avant l'achèvement des services indiqués dans la lettre de mission, nous jugerons toujours par nous-mêmes s'il est approprié de publier un projet et nous nous réservons le droit de faire des réserves et ne pas fournir un projet si nous estimons qu'il n’est pas approprié de le faire.
Sauf accord contraire et exprès, nous n’avons aucune obligation légale ou contractuelle d’identifier ou d’enquêter sur les actes, omissions ou représentations frauduleux.
Au fur et à mesure de l'avancement de la mission, il peut être nécessaire de modifier l’étendue de notre travail et de l'élargir avec des services que le Client ou nous jugeons appropriés et/ou d'exclure certaines missions qui deviennent impraticables ou qui nécessiteront tellement de temps et d'argent qu'elles ne sont plus proportionnelles à leur valeur pour le Client. Nous informerons le Client de ces modifications. Si des modifications significatives sont apportées à l’étendue de nos travaux, cela fera l’objet d’une lettre de mission complémentaire. Les présentes conditions générales s'appliquent à tous les travaux ultérieurs qui nous sont demandés dans le cadre d'une mission en cours, qu'ils fassent ou non l'objet d'une lettre de mission supplémentaire.
La date d'achèvement prévue de chaque service fourni dans le cadre du présent accord sera mutuellement convenue, le cas échéant. Si le calendrier convenu exige que le Client nous fournisse certaines informations dans un délai déterminé et que le Client ne fournit pas ces informations dans ledit délai, la date d'achèvement prévue peut devoir être adaptée. Si des circonstances imprévues surviennent et affectent notre capacité à respecter la date d'achèvement finale pour un service particulier, nous vous contacterons immédiatement pour discuter d'une nouvelle date d'achèvement acceptable.
Sauf stipulation contraire, chaque partie au présent contrat a le droit de mettre fin à ses obligations respectives du contrat au moyen d'un préavis écrit, en respectant un préavis de 3 mois. En cas de résiliation, le Client reste tenu de payer tous nos honoraires tels que décrits dans la lettre de mission qui sont dus jusqu'à la date de résiliation. Si nous découvrons des activités ou des pratiques du Client que nous considérons inappropriées ou qui nous empêcheraient de mener à bien la mission, ou si le Client ne nous fournit pas les informations correctes et précises ou ne fournit pas l'assistance nécessaire pour mener à bien la mission, KEY ADVICE se réserve le droit de mettre fin à la mission avant qu'elle ne soit terminée. Dans ce cas, le Client s'engage à à payer tous nos honoraires et frais jusqu'à la fin de la mission. Nous rembourserons bien entendu au Client tous les paiements d'honoraires et de frais que nous aurons perçus en trop avant la date de résiliation. En cas de non-respect, d'exécution incorrecte ou tardive par le Client de son(ses) obligation(s), par exemple en cas de non-paiement des factures à l'échéance, KEY ADVICE est en droit de suspendre ou reporter l'exécution de ses obligations. jusqu'à ce que le client ait rempli ses obligations.
KEY ADVICE en informera le Client. Tous les frais et charges résultant de la suspension ou du report sont à la charge du client. KEY ADVICE a droit en toutes circonstances au paiement des honoraires et frais relatifs aux travaux déjà réalisés.
Dans tous les cas, KEY ADVICE peut résilier le contrat à tout moment, sans préavis et sans indemnité, s'il existe des raisons qui rendent impossible la poursuite de la collaboration professionnelle, telles que : (i) des circonstances qui compromettent l'indépendance de KEY ADVICE, (ii) des circonstances rendant impossible l'exécution de la mission conformément aux normes professionnelles et déontologiques, (iii) le(s) manquement(s) apparent(s) du client au regard de ses propres obligations telles que décrites dans les présentes conditions générales et dans la lettre de mission, (iv) en cas de réorganisation judiciaire, de dissolution ou d'insolvabilité apparente du Client.
Les raisons justifiant la résiliation immédiate du contrat doivent être communiquées au Client. Selon les circonstances, KEY ADVICE pourra faire précéder sa décision d'un avertissement ou d'un rappel au Client.
Le client accepte que ni lui ni aucune partie de la chaîne contractuelle située au-dessus de lui (telle qu'un client ou une autre partie de cette chaîne) ne puisse intenter de demandes directes (extracontractuelles) d'indemnisation causées par une erreur dans le cadre de l'exécution du contrat contre préposé (par exemple administrateurs, sous-traitants, employés) de KEY ADVICE, ou tout préposé de ces préposés, etc. Seule une réclamation contractuelle du Client contre KEY ADVICE est possible pour de tels dommages.
La responsabilité solidaire totale (y compris la responsabilité pour les intérêts de KEY ADVICE envers le client, du fait ou en relation avec la mission est limitée à trois fois le montant de nos honoraires. Toutefois, cette limite ne s’applique jamais aux actions, omissions ou déclarations de KEY ADVICE qui sont criminelles, trompeuses ou frauduleuses.
Nonobstant toute autre disposition, la responsabilité de KEY ADVICE au titre de la législation sur la protection des données personnelles sera en toutes circonstances limitée à la responsabilité dont elle serait tenue au titre de la législation en l'absence d'accord spécifique (c'est une condition absolue pour maintenir notre couverture d'assurance).
Le client s'engage à indemniser et à dégager KEY ADVICE et ses préposés (KEY ADVICE et chacune de ces personnes étant une « partie indemnisée ») de et contre toutes les réclamations, pertes, demandes, coûts et dépenses encourus par ces parties indemnisées uniquement à la suite de l'exécution des services envisagés dans le présent accord, y compris les réclamations de tiers. Le client s'engage à rembourser à une partie indemnisée toutes les dépenses raisonnables (y compris les honoraires raisonnables d'avocat et les dépenses pour conseils d'experts) engagées dans le cadre de l'enquête, de la préparation ou de la défense de toute réclamation, action ou procédure en cours ou menacée qui en découle. Les dispositions de cette clause d’indemnisation ne s’appliquent pas s’il est finalement établi que KEY ADVICE a fait preuve d’une négligence manifeste ou a agi de manière frauduleuse ou délibérément erronée.
Les dépenses engagées par nos soins et la TVA (si due) seront ajoutées au montant de nos honoraires. Les factures sont payables à leur échéance. Les questions, commentaires et réclamations concernant une facture doivent être soumis dans les 8 jours suivant la date de facture. Si aucune protestation (en temps opportun) ne parvient à KEY ADVICE, il est supposé que le client est d'accord avec les prestations facturées. Si un montant n'est pas payé à l'échéance, il sera augmenté automatiquement et sans préavis d'intérêts et dommages-intérêts de 8% (avec un minimum de 75,00 EUR).
KEY ADVICE reconnaît recevoir des informations confidentielles de la part du Client. Des « informations confidentielles » désigne toutes les informations commerciales, techniques, financières et commerciales relatives au fonctionnement du Client. Les informations confidentielles n'incluent pas les informations qui : (i) sont déjà connues régulièrement de KEY ADVICE ou sont déjà généralement connues ; (ii) doivent être divulgués en vertu d’une obligation légale ou à la suite d’une procédure judiciaire.
KEY ADVICE s'engage à ne pas divulguer les informations confidentielles à un tiers sans l'accord du client.
Comme d'autres cabinets comptables, KEY ADVICE est soumis à ce que l'on appelle des « examens par les pairs » en ce qui concerne ses activités comptables. Ces examens nous obligent à soumettre notre système de contrôle qualité à un examen effectué par un autre cabinet comptable. Au cours de cette procédure, l'autre bureau examine certains de nos travaux. Il est possible que les travaux que nous réalisons pour vous soient retenus pour l'étude. Dans ce cas, l’autre cabinet est tenu par les normes professionnelles de garder toutes les informations confidentielles.
KEY ADVICE, ainsi que son(ses) mandataire(s) ou mandataire(s), sont tenus au secret professionnel légal, sous réserve de l'application des dispositions législatives et réglementaires relatives à la prévention du blanchiment d'argent et du financement du terrorisme.
Sauf indication contraire, tous les rapports, lettres, opinions écrites, notes, etc., délivrés au client dans le cadre des services sont destinés uniquement au client et ne peuvent être utilisés à aucune autre fin ni invoqués par des tiers sans. le consentement écrit de KEY ADVICE. En outre, les rapports et lettres ne peuvent être utilisés par le client qu'aux fins indiquées. Sauf accord spécifique contraire, nos rapports et lettres doivent être envoyés aux mêmes adresses que la lettre de mission.
Nous fournissons une large gamme de services à un grand nombre de clients et pouvons donc être en mesure de fournir des services à des entreprises et des organisations qui, selon vous, pourraient donner lieu à un conflit d'intérêts. Bien que nous ayons mis en place des procédures pour identifier de telles situations, nous ne pouvons pas être certains d'identifier toutes les situations existantes ou futures car il nous est difficile de déterminer à l'avance ce que le lient pourrait considérer comme un conflit. Nous demandons au client de nous informer de tout conflit éventuel dont il a connaissance ou prend connaissance et qui pourrait influencer la mission. Lorsque les circonstances ci-dessus ont été identifiées et que nous estimons que les intérêts du Client ont été correctement protégés grâce à l'application de procédures appropriées, nous discuterons et conviendrons avec vous des mesures nécessaires pour maintenir la confidentialité et garantir que les conseils et opinions que nous donnons à notre client sont totalement indépendants. Tout comme nous n'utiliserons pas les informations confidentielles du client au profit d'un tiers, nous n'utiliserons pas les informations confidentielles obtenues auprès d'un tiers au profit du client.
Tout cas de force majeure ou circonstances imprévues libère KEY ADVICE de plein droit de toute obligation, sans que le client ne puisse prétendre à une indemnisation.
Si KEY ADVICE dépend de tiers, pour l’exécution de ses obligations, alors ces dispositions s’appliquent également en cas de force majeure ou de circonstances imprévues chez ce tiers, si l’exécution de nos obligations serait de ce fait retardée ou empêchée.
Tous les droits de propriété intellectuelle relatifs aux services fournis par KEY ADVICE, y compris, mais sans s'y limiter, les rapports, conseils, projets, méthodes, logiciels et autres éléments, restent la propriété de KEY ADVICE et de ses licenciés tiers, sauf accord écrit contraire.
Le client n'est pas autorisé à reproduire, publier ou mettre à la disposition de tiers lesdits éléments sans l'autorisation écrite préalable de KEY ADVICE.
KEY ADVICE se réserve le droit d'utiliser les connaissances acquises dans le cadre de ses services à d'autres fins, sous réserve qu'aucune information confidentielle du client ne soit portée à la connaissance de tiers.
Dans le cas et dans la mesure où une disposition du contrat est invalide ou devient nulle, cela n'affectera pas la validité des autres dispositions.
Le contrat est régi par le droit belge, à l'exception des règles de saisine du droit international privé.
Les litiges liés à cet accord seront principalement réglés à l'amiable par les parties concernées. Si aucun règlement amiable ne peut être trouvé, seul le Tribunal de Commerce de Bruxelles, chambre néerlandophone, est compétente.
